事務所移転時の流れと必要な費用

事務所移転には必要な費用とは?移転の流れとともに解説します。
 

事務所移転

事務所の移転にかかる費用は一般的に数百万からそれ以上になるため、ある程度のまとまった予算が必要となります。

金額は事務所の規模や従業員数、レイアウト、性質によって大きく変わるため実際の移転の相場を一概に算出することは難しいといえます。たとえば、エレベーターの有無や階層、事務所の所在地、運営している業態や原状回復費用の有無、新事務所にどのような内装を施すのかなどによって少しずつ費用が変わってきます。

予算が膨らみ過ぎないようするためにしっかりと計画して移転に臨むことが大切です。事務所が賃貸物件の場合には、6カ月前に解約の通知をする必要があり、少なくとも6カ月よりも前には移転の計画準備をしておく必要があります。

移転する際の業者は事前にいくつかの業者に見積もりを出してもらい、比較検討することをおすすめします。よい業者を見極めるためにも、余裕を持ったスケジュールで早めに移転を進めていきましょう。
 

事務所移転の流れ

実際に事務所の移転が決定した場合には下記のような流れで移転作業を進めていくこととなります。

1年~6か月前

移転目的の設定

増員による事務所の拡大や営業効率をあげるため、オフィスの機能をあげるため、など、さまざまな理由があると考えられますが、目的をまとめるために移転プロジェクトのメンバーを決め、移転における要件の整理をおこないます。新事務所にどのようなものを求めるかなどをまとめていきます。

情報収集

これまでの自社の事務所の状況や、今回の移転と同様な目的をもつ事例、新しいオフィスのトレンドや新しい設備の情報、実際に具体的な物件などを集めます。実際に足を運び、物件を目で見て確かめることが大切になります。

現事務所の解約通知

新物件やスケジュールの目安がついたら、契約書の確認、または管理会社に現事務所の解約について連絡をいれておきましょう。現事務所が何ヶ月前に解約通知が必要か確認し、移転のタイミングから逆算して適切なタイミングで解約通知を行いましょう。

6か月~3か月前

物件を決める

いくつか物件を内見し、今回の目的と実際の要件をすり合わせ、お気に入りの物件に出会えたら、申し込みをしましょう。申し込みに際し、スピーディーにすすめられるように事前に書類(申込書、過去3期分の収支決算書、代表者の本人確認書類、サイトURLなどの会社案内、口座情報、その他事業計画書など法人としての信用を確認できる資料)を準備をしておくのがポイントです。

内装業者の選定

不動産仲介会社に紹介してもらったり、Webなどで内装会社を探しましょう。これにも時間がかかる場合があるため、物件と同時に探しておくのがいいかもしれません。検討を通してレイアウト、内装工事、家具、TEL /LAN、AV、サイン工事などの内容と、全体のコスト、工事スケジュールが確定します。

新事務所の契約

審査が通ったら、契約となります。会社の登記簿謄本(全部事項証明書)、会社の印鑑証明書および実印、会社案内、3期分の収支決算書、連帯保証人の実印、印鑑証明書、住民票、所得証明書、初期費用(敷金、礼金、前賃料、火災保険料、仲介手数料など)の用意が必要となります。

3か月~1か月前

内装工事発注

発注から内装工事着工まではおよそ1〜2週間ほど準備のためのリードタイムがあります。あわせて新規で導入する家具やOA機器などの選定や購入も行いましょう。

消防関係の書類提出

新事務所物件の入居にあたり、防火対象物使用開始届出書(物件使用開始の7日前まで)、防火対象物工事等計画届出書(内装工事開始の7日前まで)を新事務所の所在地を管轄する消防署へ提出します。

電話・ネットワーク関係の手配

サーバー機器の設置箇所や配線経路など、内装工事と絡む部分もあるので、ネットに関する要件の整理と機器の選定をおこないます。

従業員への周知

社内アナウンスも忘れずにおこないましょう。

現事務所の原状回復工事の準備

一般的には現事務所の物件の契約期間内に工事をおこなう必要があります。現事務所の契約終了前1ヶ月程度は工事期間となります。

1か月~1週間前

引っ越し業者を決める

専門業者への依頼となるため、いくつかの業者からの見積もりをとり比較検討しましょう。また廃棄物の引取も引越し業者でまとめた方が手配が簡単になります。

住所表記変更の準備

名刺やWebサイトに記載されている住所の変更、取引会社へのDMなどの準備をします。

1週間前~前日

引っ越し準備

デスク周りやキャビネット内を段ボールなどの箱に入れます。廃棄するものもしっかりとわけておきましょう。

当日

箱に入れておいたものを指定の場所に片づけていきます。

移転の流れを時系列で解説しました。上記のように移転にはやることが非常に多いため、1年ほど前から準備にかかる必要があります。
 

事務所移転にかかる費用

事務所の移転費用を計算するには、各項目に分けて費用を計算する必要があります。

現在のオフィスにかかる費用

原状回復費用

借りていたオフィスを入居前の状態に戻すための原状回復費用が必要で、坪単価3万円が相場といえます。大きい坪数のオフィスや利用状況によっては、さらに費用が上がり、オフィスの場所やビルの規模などによっても工事費用が変わってきます。

産業廃棄物の処理費用

新オフィスに運ばずに廃棄するものは、産業廃棄物として処理するため費用がかかります。収集運搬業者と産業廃棄物中間処理業者の両方に契約が必要となります。家具や什器の処分費用は2tトラック1台あたり8万円といわれています。

新オフィスにかかる費用

不動産取得費用

賃貸借契約を結ぶために保証金(敷金)や礼金、仲介手数料、火災保険料などがかかってきます。

敷金 賃料の4~12ヶ月分
礼金 賃料の1~2ヶ月分
仲介手数料 賃料の1ヶ月分
火災保険料 2年契約で2~3万円

 
上記は目安であり、物件の立地や規模によって変わります。また、契約するときには賃料も支払う必要があります。

内装工事費用

内装工事は、1坪あたり10万円程度と考えておきましょう。広さやレイアウトなどによって費用は前後します。

設備工事費用

ネットワーク工事の相場は1人あたり5万円程度といわれています。また備品を新調する場合にはそれらの費用もかかります。

引っ越し費用

運搬費

書類やパソコンなど、必要なものを新オフィスへ輸送する費用で、持ち出すオフィス機器や家具が多いほど、費用がかかります。また精密機器の輸送には、さらに費用がかかる場合があります。新年度を迎える前の2〜4月などは繁忙期となり、輸送費用が上がる傾向にあるため、注意しましょう。

その他の諸経費

引っ越しに伴う提出書類

事務所移転では、変更内容を記載した届出書を「税務署・法務局・官公庁・社会保険事務所」など、各機関へ提出しなければなりません。

登録免許税 法務局の管轄が変わらない場合は3万円、法務局の管轄が変わる場合は6万円

 
上記の費用がかかってきます。オフィス移転に伴う本店移転登記に関する手続きは、行政書士や弁護士など専門家に依頼するケースが多く、専門家に依頼した場合は約10万~20万円の手数料が発生します。

名刺、HP、封筒作成費

住所変更をおこなうために、取引先へのお知らせや封筒の住所記載、ホームページの更新、名刺の作成などで1人あたり約1〜3万円の費用となります。

移転の費用は、事務所の規模や地域、オフィスの場所や広さ、季節などの条件によって変わります。社員数が多い企業ではそのぶん、費用がかかることになります。
 

事務所移転の際の注意点

現事務所が賃貸物件の場合、移転の6カ月前には物件の解約の通知を行わなければなりません。つまり、オフィスの移転をするためには、少なくとも6カ月前に準備を始めておく必要があります。事前解約の通知を忘れると現事務所の契約と新事務所の契約が重なってしまい、二重家賃となるリスクがあります。

さまざまな準備にそれなりの時間がかかるため、6か月前といわずに、できるだけ早くから余裕をもって始めましょう。旧事務所で使用していた物を廃棄するには廃棄物処理費用、新事務所で使用する物を新しく購入するには購入費用がかかります。輸送費が最も安価となるため、使えるものは新事務所にもっていくことがおすすめです。また、リサイクルできるものは買い取りしてもらえる場合もあるため、業者に問い合わせてみるといいでしょう。

輸送業者、設備工事業者、内装工事業者などを別々の業者に依頼すると、それぞれに初期費用がかかり、合計費用がふくれあがる可能性があります。全てを一括で対応してくれる業者に依頼することで費用をおさえられるだけでなく、時間を有効につかうこともでき、スムーズな移転ができます。
 

まとめ

オフィス移転をトータルでサポートできる業者を選ぶことでで、効率よく移転を進めることができ、費用をおさえることも可能となります。業者選びを慎重におこなうことがポイントとなるでしょう。
 

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