事務所移転を自社でやらない方がよい4つの理由
事務所移転は自分たちでできる？作業内容やリスクなどをりかいしておきましょう。
事務所移転とは
事務所移転（オフィス移転）とは、会社の引越作業のことです。一般家庭の引越と違い、デスクやキャビネットなどの大型の什器や、機密書類、精密機器などがあり、慎重かつ丁寧に細心の注意をしてそれらを運ぶ作業をおこなう必要があります。それらの作業は自分たちの力だけでも可能なのでしょうか。
事務所移転での主な作業とは
事務所移転で生じる作業には以下が挙げられます。
現事務所の「解約予告期間」の確認
解約予告期間をもとに新事務所の決定をおこなわなければいけません。
事務手続き（各種変更・公的機関への書類申請）
住所変更や役所への届け出などの種類手続きがあります。
取引先、顧客へ移転のお知らせ
事務所が移転することを各関係者あてにお知らせする必要があります。
新事務所への引っ越し作業
実際の引っ越し作業です。運ぶものと廃棄するものをわけておきましょう。
上記の中で自分たちでおこなうことに少し不安が残るのが、新事務所への実際の引っ越し作業ではないでしょうか。それでは引っ越し作業で大変と考えられる作業をみていきたいと思います。
事務所移転作業で大変な作業
大型家具の搬入・搬出・設置
大型家具の搬入搬出は体力の必要な作業です。ロッカーや机、キャビネットなどの重量のあるオフィス用品は自分たちだけで動かそうとすると予定していた時間よりはるかに多くの時間がかかってしまう可能性があります。そのまま運び出すものだけではなく、分解、または解体したり折りたたんだりする必要があるものもあります。運ぶ以前の作業にも時間がかかることが考えられるのです。
廃棄物
オフィス移転の際に出た会社の粗大ごみというのは産業廃棄物に相当し、家庭用のごみとして処分することはできません。そのため、原則として都道府県知事の許可を得た専門の業者に料金を支払い委託して処分してもらう必要があります。自分たちでは産業廃棄物を処分することは難しいのです。
また廃棄物というと捨てるもの、といったイメージがありますが、デスクやキャビネット、ロッカーといったオフィ家具や什器は、状態の良いものであれば処分ではなくリサイクル業者に買取をしてもらうこともできます。オフィス家具のリサイクルニーズは多く、買取をしてもらうことで処分費用を削減することができます。
レイアウトと内装工事
内装工事には床や壁の張り替えだけでなく、電気、電話、LANなどのネットワーク工事などの設備工事が含まれます。これらの配線工事は、専門的な知識と経験を必要とするため自分たちでおこなうことは難しいといえます。
またレイアウトもプロに任せると、広さなどを考慮したうえで効率的な配置を提案してくれます。
養生
物を運ぶときに壁や床を傷付けないために保護する処置のことをいいます。目的に合った養生資材が必要で、広範囲を保護することになります。トラブルを避けるために必ずおこなうべき作業となりますが、自分たちでさまざまな資材を用意するのは大変です。
専門業者であれば、養生シート、ボード、布、テープなどの養生資材を万全に準備しています。
セキュリティ対策
引っ越しで雑然とする中、重要な書類や情報を紛失してしまったなどのセキュリティ対策に失敗してしまうと取り返しがつきません。自分たちで移転作業をおこなう場合には、細心の注意をしなければなりません。
事務所移転を自社でやらないほうがよい4つの理由
上記をふまえた上で、事務所の移転を自社でやらないほうがよい4つの理由をみていきましょう。
利益損失に繋がる恐れ
自力でのオフィス移転では基本的に自社の社員が作業をします。この場合、通常業務と並行して移転作業をしなければならないため、通常業務が滞る恐れがあります。
その中でも、電気や電話、インターネット回線などは使えない時間が長ければ長いほど業務に支障をきたしてしまいます。また専門の知識を必要とする配線工事などに関しては、専門業者に頼らざるを得ません。それらの工事日程も加味して、自社の社員はオフィス移転作業の全体スケジュールを管理をしながら動かなくてはならず、移転作業が長期化する恐れがあります。それにより、通常業務に影響を及ぼし、結果として自社の利益損失に繋がってしまうのです。
オフィス移転時のトラブル
作業に不慣れな社員が移転作業をおこなうことで後々のトラブル発生リスクが高くなります。トラブルが発生すると業務ができないだけでなく、最悪の場合買い替えとなる場合もあり、コストもかさんでしまいます。社員がトラブルを対処することで人的コストも余分に発生するでしょう。
内装やレイアウトの失敗
事務所のレイアウトを失敗することで、非効率となってしまう場合があります。大きく重いものを度々動かすことは大変なため、事前のレイアウトが重要となるのですが、専門的な知識がなければ全体の流れや心理的効果までを考えたレイアウトにすることは難しいものです。床や壁といった内装も業務に集中できるように考える必要があり、やはり素人ではそのあたりの限度がわからないという問題があります。
無駄なコストがかかる可能性
産業廃棄物を処分費用や養生のための資材などにコストがかかる場合があります。
このように、事務所移転を自社でおこなう際には細かな費用の部分、作業量、作業期間などを綿密に計画しなければ実行することは難しく、それでもさまざまなトラブルや不具合が起こる可能性があることを考えておかなければいけません。またそのようなトラブルが発生した際にどのように対処するのか、というところまでを含めて計画する必要があります。
まとめ
自分たちで事務所移転をおこなうことは確かにコストの削減につながるかもしれません。しかし通常業務と両立しながら、オフィス・事務所移転作業を行うことは実際に利益の損失となってしまうこともあるのです。業務の効率化のための移転が、逆効果となってしまわないためにも、事務所の移転は専門業者に依頼することをおすすめします。業者に依頼することで、社員は業務に集中することができ、移転作業もスムーズになるでしょう。
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